Lb66.ru

Экономика и финансы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Сдача документов в архив при ликвидации

Один из проблемных вопросов при ликвидации компании или предприятия – что делать с накопившимися документами и где их хранить? В этом случае собственнику бизнеса необходимо опираться на имеющуюся законодательную базу. А именно процесс передачи документации в архив при ликвидации регулируется двумя законами.

Первый из них — № 6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», датируемый 8 января 1998 года. Согласно ему, конкурсный управляющий должен отправить на хранение документацию закрывшейся фирмы. Также посмотреть требования к подготовке архивов и сдаче официальных бумаг можно и в других законах и правовых актах. Сюда относится ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь вполне определенно указано, что сдача документов должна проводиться на основе 10 пункта статьи 23 ФЗ, датируемого 22 ноября 2004 под №125 «Об архивном деле в РФ». Данный нормативный акт актуален для коммерческих организаций при ликвидации фирмы или банкротстве.

В архив должны попасть документы, накопленные в процессе работы организации и указанные в составе Архивного фонда РФ, сведения по личному составу. Также сдаче подлежат документы, сроки временного хранения которых еще не вышли. Заниматься процессом отправки официальных бумаг в архив должны ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. В качестве места для хранения могут использоваться как государственные, так и коммерческие архивы.

С какими сложностями можно столкнуться?

В редких случаях процедура сдачи документов в архив проходит должным образом и в соответствии с прописанными в законе требованиями. Особенно часто игнорирование правил наблюдается при ликвидации официальных бумаг компаний, которые признаны несостоятельными (банкротами). Ответственным сотрудникам организации необходимо заранее иметь в виду, что могут возникнуть подобные сложности, а при сдаче в архив – целый список претензий.

Какие документы необходимо архивировать при банкротстве или закрытии компании?

Все документы, где отражены сведения по заработной плате и найму сотрудников, расчетам с ними, должны быть сданы в государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Сюда относятся различные приказы, карточки лицевых счетов, ведомости, учетные карточки. При приеме документов в архив составляется акт, второй экземпляр которого предоставляется в регистрирующий орган. Длительность хранения бумаг о стаже и выданной заработной плате, других отчислениях, оформленных до 2003, составляет 75 лет. Немногим меньше хранятся документы, составленные после 2003 года. Срок их хранения равняется 50 годам. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было получить точные сведения о стаже или доходе бывшего сотрудника.

Что делать, если документы не принимаются в Госархивах?

Часто государственные или муниципальные структуры отказывают в хранении официальных актов банкротов или ликвидируемых компаний. Что делать, если документация еще подлежит хранению, но организация уже прекратила свое существование и не работает? Существует два варианта развития событий:

Самостоятельно искать место для хранения документов до момента прекращения их юридической силы. Минимальный срок при этом составляет от 5 лет.
Отдать документы на обработку с последующей систематизацией и описью. Далее их можно отправить на депозитарное хранение за дополнительную плату, обратившись в архивы, оказывающие подобные услуги.

Куда сдать документы при ликвидации?

Компания «АйТи Решения» предлагает свои услуги по обработке, хранению и отправке документов в архив при признании организации банкротом или при ее ликвидации. У нас достаточно опыта, чтобы решить ваши проблемы, именно поэтому к нам обращаются десятки клиентов. Если вы не владеете юридическими тонкостями и знаниями правил сдачи документов в архив, то лучше доверить это дело профессионалам. Мы проведем процедуру передачи согласно требованиям действующих законодательных актов.

Как проходит процесс сдачи документов в архив

Сдача документов в архив – долгая процедура, включающая в себя несколько этапов. Важно при отправке официальных сведений соблюдать определенный порядок действий, чтобы не получить отказ. На первом этапе необходимо провести оценку практической и научной ценности передаваемых документов. Далее составляется сдаточная опись актов.

Правила подготовки описи

Следует учитывать, что опись не может быть составлена в произвольной форме, как того хочет руководство или собственник ликвидируемой организации. Все требования к описи прописаны на законодательном уровне, поэтому необходимо их соблюдение. Даже обложка для дел длительного хранения должна соответствовать определенным критериям и не может быть изменена по желанию кого-либо. Перечень можно найти в статье «Обложка для дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Также стоит иметь в виду, что если документы представлены ненадлежащим образом, не были приведены в порядок, хранились в хаотичном порядке, то это может быть поводом для отказа. При сдаче в архив должен быть составлен логичный научно-справочный аппарат.

Стоит ли пытаться подготовить документы самостоятельно?

Как можно убедиться из краткого описания процедуры сдачи документов в архив, порядок оказывается достаточно сложным, а предъявляемые требования — трудновыполнимыми.

Руководству ликвидируемой компании придется учесть множество особенностей и нюансов, чтобы правильно подготовить дела для передачи. Если же к процедуре решено привлечь штатных сотрудников, то, как показывает практика, это чревато потерей не только времени, но и денег. В тех случаях, когда обработкой занимаются не профессионалы, должного результата достичь удается очень редко.

Читать еще:  Как продать часть земельного участка без межевания

Сдача документов в архив в Москве

Как сдать документы в архив, учитывая все требования и нормы, не получить отказ и при этом не потратить впустую время и без того минимальные денежные ресурсы предприятия?

Чтобы значительно облегчить себе жизнь и не связываться с бумажной волокитой, обратитесь в компанию «АйТи Решения». Наши специалисты проходили процедуру передачи документов в архив множество раз, поэтому знакомы со всеми нюансами и порядком данной операции. Подготовка документации ведется строго в соответствии с имеющейся законодательной базой, а работа выполняется быстро и за достаточно короткий срок. Наш опыт позволяет обойти все проблемные ситуации, связанные со сдачей в архив официальных дел ликвидируемых, реорганизуемых компаний или банкротов

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в сдаче документов в архив?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам о сдаче документации в архив

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Процесс прекращения деятельности компании для начала ее деятельности в новом формате с другими учредителями или в составе другой организации после разделения на две фирмы называется ликвидацией. В случае успешной процедуры закрытия, которая прошла в соответствии со всеми нормами и правилами налоговая служба прекращает свою деятельность по контролю над действиями компании, в том числе и над внутренними бумагами. Поэтому после ликвидации часть документации должна быть передана на сохранение в государственные архивы.

Чтобы процедура передачи прошла успешно, руководителю компании и ответственным за выполнение данной задачи лицам важно понимать, какие бумаги и на каких условиях необходимо передавать, а также внимательно ознакомиться с некоторыми законодательными актами.

О правилах сдачи в архив документов при ликвидации предприятия мы сегодня и поговорим.

Что делать с документами после ликвидации ООО: нужно ли сдавать в архив?

Порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован законами Российской Федерации, в частности, о данной процедуре идет речь в архивном законодательстве РФ.

Перед началом ликвидации необходимо ознакомиться не только с частными вопросами передачи на архивное сохранение, но с положениями статьи 57 ФЗ от 08.02.1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Так, Закон об ООО обязывает осуществлять сохранность в соответствии с действующими законодательными актами с момента регистрации организации. В соответствии с данным актом негосударственные организации, которые ликвидируются, должны передавать архивные данные на сохранение в муниципальный или государственный архив. Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию.

Для осуществления процедуры передачи ликвидационная комиссия или ликвидатор в обязательном порядке заключает договор с архивом. Ответственность за несдачу документов в архив при ликвидации регулируется статьей 13 КоАП РФ. При уничтожении бумаг, которые подлежат передаче в архив, по статье 325 УК РФ ответственному лицу грозит штраф в размере до 200 000 рублей или лишение свободы сроком до одного года.

Сроки передачи документов в архив законодательно не установлены, однако чаще всего данная процедура осуществляется после внесения соответствующей записи о ликвидации предприятия в ЕГРЮЛ.

Какие документы принадлежат передаче?

В государственные или муниципальные архивы отправляются бумаги постоянного хранения, документы по личному составу и временного срока сохранения (до 10 лет), периоды хранения которых еще не истекли.

Для определения таких сроков ответственное лицо может воспользоваться новым перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков сохранения, утвержденным Минкультом России от 25.08.2010 года №558.

Как правильно подготовить бумаги?

Если ведению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующего внимания, то упорядочить все бланки и справки перед передачей их в архив будет достаточно проблематично. Обычно результатом такой халатности становится то, что все недоработки и промахи в организации работы архива предприятия выявляются именно во время процедуры ликвидации. В таких случаях компания может воспользоваться услугами специализированных фирм, занимающихся подготовкой документации к передаче в архив и архивной обработкой.

Трудоемкая подготовка состоит из следующих этапов:

  • проведение экспертизы ценностей (полистный просмотр дел);
  • оформление дел – подшивка, переплет, нумерация;
  • составление внутренней описи дел (составление описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временного сохранения и научно-справочного аппарата к ним);
  • оформление обложек дел.

Куда сдавать документацию: в какой архив?

Согласно ФЗ №125 от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» ликвидационная комиссия ликвидируемого предприятия обязана заключить договор с организацией, берущий на сохранение документацию в муниципальный или государственный архив. Чаще всего информацию о месте расположения архива можно найти на сайте местной администрации.

Как сдать документы организации на хранение: пошаговая инструкция

После тщательной подготовки ликвидационной комиссией всех архивных данных для их передачи на хранение в государственный или муниципальный архив предстоит пройти следующие этапы.

Этап 1. Обращение в соответствующие местные органы управления архивным делом. Встреча с архивистом, выявление всех требований к хранению бумаг у архивных сотрудников.

Читать еще:  Части судебного решения в гражданском процессе

Этап 2. Заключение договора с государственным или муниципальным архивом.

Этап 3. Составление договора приема-передачи, в котором фиксируется обязательства сторон, состав передаваемых бумаг, порядок сдачи документов на хранение. Акт составляется в двух экземплярах, заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии.

Сколько хранятся документы?

Сроки хранения по закону устанавливаются перечнем типовых управленческих архивных документов, который гласит, что хранение документов ООО после ликвидации должно осуществляться с учетом их классификации:

  1. Бумаги постоянного хранения, связанные с хозяйственной деятельностью организации.
  2. Бумаги продолжительного хранения. Включают документацию по личному составу (кадровые документы) и историческую справку. Подлежат хранению в течение 75 лет.
  3. Бумаги временного хранения до 10 лет: приказы, первичные учетные документы, путевые листы.

Таким образом, сохранение бумаг после ликвидации организации позволяет решить все спорные вопросы, которые могут возникнуть в дальнейшем. Кроме того, эти документы могут помочь сотрудникам организации избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому компания должна подходить к вопросу передачи документации в архив с полной ответственностью, учитывая свои интересы и интересы своих работников.

Консультации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Для дела № 1:

  • учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.;
  • кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере;

Для дела № 2:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы);
  • акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.

Для дела № 3:

  • персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.

Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

Образцы документов в этой статье для скачивания:

Нормативно-правовые источники при работе с архивом:

Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Читать еще:  Плата за возврат заказного письма

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector