Lb66.ru

Экономика и финансы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок оформления документов

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Порядок оформления документов

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации, но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от № 135. Однако при её применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Читать еще:  Повышение квалификации понятие и содержание

Письменная форма трудового договора не исключает издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от № «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
— лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
— беременных женщин;
— лиц, не достигших возраста 18 лет;
— лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
— лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
— в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для работников, принимаемых на сезонные работы, срок испытания не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об «окончательном» приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего за три дня. Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий.
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается.
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров ).
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № ), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В соответствии с Федеральным законом от № «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие её, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Читать еще:  Понятие транспортное средство согласно федеральному закону

Порядок оформления документов по грантам РФФИ

Внимание! Для правильного формирования документов в КИАС РФФИ местом работы необходимо выбрать организацию:
ИНН/КПП 7729082090/772901001
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова»;
краткое наименование организации: Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова, МГУ имени М.В.Ломоносова, Московский университет или МГУ

Представлять интересы и осуществлять действия от имени МГУ в конкурсах, проводимых Российским фондом фундаментальных исследований (РФФИ), подписывать от имени МГУ, в том числе усиленной квалифицированной электронной подписью в КИАС РФФИ, заявки, договоры о предоставлении грантов, соответствующую отчетную и финансовую документацию, необходимую для исполнения заключенных договоров, а также Соглашения об использовании электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическими лицами от лица МГУ уполномочен Каменский Петр Андреевич.

Оформление Согласия на признание электронных документов, подписанных в КИАС РФФИ простой электронной подписью, равнозначными документам, составленным на бумажных носителях и подтверждения сведений, указанных Пользователем в Персональной карточке в КИАС РФФИ

1. Оформить Согласие на признание электронных документов, подписанных в КИАС РФФИ простой электронной подписью, равнозначными документам, составленным на бумажных носителях и подтверждения сведений, указанных Пользователем в Персональной карточке в КИАС РФФИ, в соответствии с Порядком оформления Согласия и Пошаговой инструкцией, опубликованными в личном кабинете КИАС РФФИ;

2. Заверить подпись Пользователя КИАС – сотрудника (аспиранта, студента) МГУ на Согласии у уполномоченного лица структурного подразделения (декана/директора, заместителя декана/директора по научной работе или ученого секретаря структурного подразделения), подпись которого заверяется печатью подразделения. Ответственность за достоверность заверенных сведений возлагается на уполномоченное лицо структурного подразделения;

3. Оформленные Согласия (заверенные и с печатью) отправить в РФФИ по почте или через почтовый ящик в здании РАН (Согласия можно отправлять партиями в одном конверте).

Грантополучатели РФФИ – сотрудники, аспиранты, студенты МГУ, оформившие Согласие на признание электронных документов, подписанных в КИАС РФФИ, имеют возможность сформировать для подписания соглашения об использовании электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическими лицами.

Порядок подписания соглашений об использовании электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическими лицами

Соглашения об использовании электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическими лицами от лица МГУ уполномочен подписывать Каменский Петр Андреевич.

Для заключения указанного соглашения всем физическим лицам — руководителям и исполнителям грантов РФФИ — в соответствии с информацией, размещенной на сайте РФФИ, необходимо:

  1. Войти в систему kias.rfbr.ru и затем в раздел «Личные данные».
  2. Нажать на кнопку справа «Оформить соглашение».
  3. В появившемся меню выбрать способ подписания соглашения «В организации».
  4. Выбрать в качестве уполномоченного лица Каменского Петра Андреевича.
  5. Распечатать сформировавшееся соглашение в одном экземпляре.

Для дальнейшего оформления соглашения в соответствии с распоряжением № 11 от 22 января 2020 года администрации структурных подразделений МГУ должны:

  1. обеспечить подписание физическим лицом — руководителем или исполнителем грантов РФФИ — соглашения об использовании электронной подписи в присутствии уполномоченного представителя администрации структурного подразделения;
  2. завизировать соглашение, подписанное физическим лицом, подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя по научной работе;
  3. обеспечить сбор оформленных в соответствии с пп.1-2 соглашений и их централизованную передачу в Управление научной политики и организации научных исследований (Главное здание МГУ, комн. 1010) уполномоченным представителем администрации структурного подразделения.

После подписания соглашений П.А. Каменским необходимо заверить его подпись гербовой печатью МГУ и отвезти соглашения в РФФИ согласно информации о переходе фонда на электронное взаимодействие с физическими и юридическими лицами.

Оформление Заявок на участие в конкурсах РФФИ

Заявка на Конкурс подается Руководителем проекта в установленном Фондом порядке: в электронном виде через информационную систему КИАС РФФИ.

Если выполнение проекта планируется в МГУ, то при оформлении заявки в КИАС РФФИ для правильного формирования документов заявки качестве организации, через которую будет финансироваться проект, необходимо выбрать организацию:
ИНН/КПП 7729082090/772901001
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова»;
краткое наименование организации: Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова, МГУ имени М.В.Ломоносова, Московский университет или МГУ.

В соответствии с Правилами предоставления федеральным государственным бюджетным учреждением «Российский фонд фундаментальных исследований» грантов за счет целевой субсидии из федерального бюджета в качестве организации, в которой реализуется научный проект, может выступать только юридическое лицо. В связи с этим, финансирование проектов через филиалы, представительства и иные обособленные учреждения, не являющиеся юридическими лицами, не допускается.

Если в качестве организации финансирования будет указано подразделение МГУ, то Формы Заявки будут сформированы системой КИАС некорректно.

В связи с добавлением РФФИ обязательного подтверждения согласия Организации в системе КИАС РФФИ при подаче заявки на конкурс и в соответствии с «Порядком выполнения проектов, поддержанных Российским фондом фундаментальных исследований», утвержденным Приказом МГУ от 09 июня 2020 года, для получения согласия Организации в системе КИАС РФФИ, необходимо оформить заявление Грантополучателя, согласованное с руководителем (заместителем руководителя по научной работе) структурного подразделения по основному месту работы руководителя проекта.

Заявление Грантополучателя представляется заблаговременно (не позднее, чем за 3 рабочих дня до срока окончания приема заявок РФФИ) в Управление научной политики (ГЗ МГУ, комн. 1010, Пн – Чт: с 10:30 до 17:30, Пт – до 17:00.).

В случае более позднего предоставления заявлений Грантополучателя Управление научной политики не гарантирует оформление согласия Организации в надлежащие сроки.

Оформление Заявок на участие в конкурсе РФФИ «Аспиранты»

Российский фонд фундаментальных исследований объявил конкурс на лучшие проекты фундаментальных научных исследований, выполняемые молодыми учеными, обучающимися в аспирантуре (код конкурса «Аспиранты»).

В соответствии с объявлением фонда об изменении условий конкурса заявки принимаются фондом до 23 часов 59 минут 22 июня 2020 года.

В соответствии с правилами конкурса, Грантополучателем является юридическое лицо, которое наделяет своего работника (представителя организации) полномочиями представлять проект в фонд от своего имени. Данным работником должен являться научный руководитель аспиранта.

Если вы хотите подать заявку на данный конкурс, и если вы и ваш аспирант удовлетворяете условиям конкурса, то необходимо сделать следующее:

  1. Убедиться в том, что и у вас, и у вашего аспиранта имеются оформленные и подтвержденные фондом:
    • Согласия на признание электронных документов, подписанных в КИАС РФФИ простой электронной подписью, равнозначными документам, составленным на бумажных носителях,
    • Соглашения об использовании электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическим лицом.

Если таких документов не имеется, их следует срочно оформить, поскольку их наличие и у руководителя, и у аспиранта является обязательным условием участия в конкурсе. По поводу процедуры оформления Согласий и/или Соглашений обращайтесь в администрацию вашего подразделения.

  • Убедиться в том, что руководитель вашего подразделения собственноручно подписал гарантийное письмо относительно вашего проекта. Шаблон гарантийного письма разослан в администрации всех подразделений МГУ.
  • Убедиться в том, что подписанное и зарегистрированное в подразделении гарантийное письмо опущено в ящик с надписью «Управление научной политики», установленный на посту охраны при входе в Главное здание МГУ с улицы академика Хохлова. Обращаем ваше внимание, что не будут приниматься:
    • сканы гарантийных писем, высланные по электронной почте,
    • гарантийные письма, составленные не по шаблону или содержащие не всю необходимую информацию,
    • гарантийные письма, подписанные иным сотрудником администрации подразделения вместо руководителя подразделения,
    • гарантийные письма, подписанные руководителем подразделения не собственноручно (факсимильным способом или с применением компьютерных средств).

    Просим отнестись с пониманием к данным условиям. Управление научной политики должно быть полностью уверено в том, что руководство подразделения согласно на подачу заявки на конкурс.

    Если вы лично опустили гарантийное письмо в ящик, пожалуйста, напишите нам об этом по адресу unir@rector.msu.ru. Если ваше подразделение осуществляет доставку гарантийных писем централизованно, администрация подразделения уведомит нас об этом.

    Убедительно просим вас не звонить в Управление научной политики с вопросами о получении гарантийных писем! Число сотрудников Управления, работающих в условиях пандемии, крайне невелико, и телефонные звонки сильно отвлекают их от работы.

  • По прошествии 3 рабочих дней после доставки гарантийного письма в Управление научной политики зайти в личный кабинет в системе КИАС РФФИ и начать процедуру оформления заявки согласно правилам конкурса. Обращаем ваше внимание, что гарантийное письмо от подразделения МГУ является обязательным условием наделения сотрудника МГУ полномочиями на подачу заявки. Полномочия выдаются через систему КИАС РФФИ, и в случае если такие полномочия вам не выданы, вы не сможете сформировать заявку.
  • Завершить формирование заявки и отправить ее в РФФИ в электронной форме через систему КИАС РФФИ до 23 часов 59 минут 22 июня 2020 года.
  • Читать еще:  Должны ли платить одн нежилые помещения

    Порядок подписания Договоров с РФФИ

    Представлять интересы и осуществлять действия от имени МГУ в конкурсах, проводимых Российским фондом фундаментальных исследований (РФФИ), подписывать от имени МГУ, в том числе усиленной квалифицированной электронной подписью в КИАС РФФИ, заявки, договоры о предоставлении грантов, соответствующую отчетную и финансовую документацию, необходимую для исполнения заключенных договоров, уполномочен Каменский Петр Андреевич.

    Подписание договоров на бумажном носителе

    Договоры распечатываются из личного кабинета руководителя проекта КИАС РФФИ в 2-х экземплярах (для двухсторонних договоров) или в 3-х экземплярах (для трехсторонних договоров).

    На каждом экземпляре в разделе «Подписи Сторон» Руководитель проекта ставит личную подпись и дату подписания договора.

    На одном экземпляре Договора (экземпляр МГУ) должна быть:

    • виза (с расшифровкой подписи) руководителя (заместителя руководителя по научной работе) подразделения.

    Сдавать договоры на подпись и забирать подписанные — в комн. 1010 Главного здания МГУ с 10:00 до 17:30 (Пт — до 17:00).

    Подпись П.А. Каменского необходимо заверить гербовой печатью.

    Подписание договоров в электронном виде

    Договор в электронном виде в КИАС РФФИ подписывается в соответствии с Инструкцией по оформлению и подписанию в электронном виде Договора о предоставлении гранта победителю конкурса и реализации научного проекта, опубликованной на сайте РФФИ https://www.rfbr.ru/rffi/ru/classifieds/o_2103795 и в личных кабинетах КИАС РФФИ.

    Для оформления и подписания договора от имени МГУ необходимо:

    1. Грантополучатель (руководитель коллектива) должен подписать договор в личном кабинете КИАС РФФИ простой электронной подписью в соответствии с Инструкцией РФФИ.
    2. Распечатать ОДИН экземпляр договора с признаками электронной подписи Грантополучателя.
    3. Получить визу (с расшифровкой подписи) заместителя руководителя по научной работе или руководителя подразделения.
    4. Сдать визовый экземпляр договора в комн. 1010 Главного здания МГУ с 10:00 до 17:30 (Пт — до 17:00).
    5. После подписания договора в электронном виде всеми сторонами (МГУ, РФФИ) распечатать договор с признаками электронных подписей из личного кабинета КИАС РФФИ и представить его в уполномоченный отдел подразделения (ПФО, бухгалтерия, научный отдел; для подразделений, обслуживаемых ЦБ МГУ — в ЦБ МГУ (первый учебный корпус, комн. 330).

    Внимание! В соответствии с п. 6 Правил использования электронной подписи в электронном взаимодействии РФФИ с физическими и юридическими лицами (https://www.rfbr.ru/rffi/ru/classifieds/o_2101230) сроки совершения юридически значимых действий с использованием электронной подписи, установленные на конкретную дату, заканчиваются в 18 ч. 15 мин в рабочие дни (кроме пятницы и предпраздничных дней), в 17 ч. 00 мин в пятницу и предпраздничные дни.

    Порядок подписания отчетов по грантам РФФИ

    Информация о проекте должна быть внесена в ИАС «Наука-МГУ» («ИСТИНА») до представления отчета на подпись заместителю проректора.

    Отчеты оформляются руководителем проекта в установленные Фондом порядке и сроки.

    Сведения о выплатах, произведенных организацией, по поручениям (распоряжениям) руководителя проекта (Приложение 4) (далее – Приложение 4):

    Печатная форма «Приложение 4» оформляется в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр предоставляется в РФФИ в составе общего отчета по гранту, 2-й экземпляр подлежит хранению руководителем проекта в течение 3-х лет после окончания проекта, 3-й экземпляр подлежит хранению в МГУ.

    «Приложение 4» подписывается заместителем проректора П.А. Каменским. Для получения подписи необходимо получить визы (с расшифровкой подписи):

    1. руководителя (заместителя руководителя по науке) подразделения и главного бухгалтера подразделения;
    2. подпись главного бухгалтера ЦБ МГУ Г.Л. Мазиной;
    3. на подпись заместителю проректора одновременно с формой «Приложение 4» предоставить распечатанный из ИАС «Наука-МГУ» («ИСТИНА») Лист контроля данных проекта (Распоряжение № 108 от 13.06.2017).

    Документы на подпись заместителю проректора принимают в УНП:
    Главное здание МГУ, комн. 1010, Пн – Чт: с 10:30 до 17:30, Пт – до 17:00.

    Правила оформления документов в делопроизводстве

    • Ответственность за нарушение трудового договора
    • Как завести трудовую книжку
    • Правила заполнения трудовой книжки
    • Как получить дубликат трудового договора при утере
    • Как составить доп. соглашение о переводе на другую должность

    ГОСТ Р 7.0.97-2016

    Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТа «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

    Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

    Для создания документации можно использовать только шрифты:

    • Times New Roman № 13, 14;
    • Arial № 12, 13;
    • Verdana № 12, 13;
    • Calibri № 14.

    Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

    С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

    Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

    Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

    При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

    Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

    В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

    Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

    Классификация документов в делопроизводстве

    Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

    • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
    • справочно-информационные (справки, телеграммы);
    • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

    Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

    Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

    Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

    Сроки исполнения документов в делопроизводстве

    Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

    Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

    Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

    Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

    Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector