Lb66.ru

Экономика и финансы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Где хранятся документы ликвидированного предприятия

Как получить документ из архива ликвидированной фирмы?

Ситуация

Между частным унитарным предприятием (далее – ЧУП) и лизинговой организацией в 2009 г. был надлежащим образом исполнен и закрыт договор лизинга. В настоящее время ЧУП потребовался оригинал данного договора, который у него не сохранился. В процессе поисков выяснилось, что лизинговая организация в 2014 г. была ликвидирована. Возникает вопрос: куда обращаться и в каком архиве искать документ?

Ответим на заданный вопрос.

Все организации и индивидуальные предприниматели, действующие на территории Республики Беларусь, обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные, территориальные (городские или районные) архивы (ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее – Закон № 323-З).

Документы любой организации условно подразделяются:

– на документы, которые в обязательном порядке должны быть переданы в архивы, организованные государством;

– документы, которые должна хранить сама организация.

Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

Если организация является источником комплектования государственного архива (это можно узнать на сайте Национального архива Республики Беларусь http://www.narb.by), то при ее ликвидации прием и хранение соответствующих ее документов осуществляет государственный архив (часть четвертая ст. 13, часть третья ст. 19 Закона № 323-З). Если же организация не отнесена к источниками комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, то при ликвидации она должна сдавать документы на хранение в территориальный архив (часть четвертая ст. 19 Закона № 323-З). Этот порядок определен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).

Частные коммерческие организации в большинстве случаев относятся ко второй категории, поэтому в архивы сдаются не все их документы, а только предусмотренные законодательством.

Обратите внимание!

Сдача определенных документов ликвидируемой организации в территориальный архив является обязательной! Особенно это касается документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников (абзац четвертый части первой п. 16 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (далее – Положение о ликвидации); часть четвертая ст. 19, часть седьмая ст. 13 Закона № 323-З).

Если ликвидируемая организация по каким-то причинам не может сдать в архив документы по личному составу, то процесс ее ликвидации затянется: она будет исключена из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей только по истечении 3 лет со дня принятия решения о ликвидации (часть четвертая п. 16 Положения о ликвидации).

Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности хранятся 3 года (п. 66 Перечня № 140), поэтому не относятся к документам, которые сдаются в территориальный архив (п. 98 Правил № 143). Организация создает свой архив или может заключить договор с территориальным архивом и передать ему документы на хранение.

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели являются лицами, ответственными за надлежащее хранение документов (ст. 12 Закона № 323-З).

Таким образом, в описанной ситуации для поиска договора лизинга необходимо связаться с бывшим директором или председателем ликвидационной комиссии лизинговой организации и выяснить, какое было принято решение по хранению документов по финансово-хозяйственной деятельности. С момента прекращения договора лизинга прошло 9 лет, с момента ликвидации лизинговой организации – 4 года, соответственно договор может быть уже уничтожен. Однако если в отношении лизинговой организации не проводилась проверка соблюдения налогового законодательства, то, возможно, договор и сохранился, так как срок его хранения увеличился до 10 лет (п. 66 Перечня № 140).

Архивный комитет Санкт‑Петербурга

Санкт‑Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

Днепропетровская ул., 9 А, Санкт‑Петербург, 191119

Телефон/факс: (812) 572-12-57

Директор — Легкая Лидия Сергеевна

Прием директора архива: понедельник с 13 до 16 часов.

Характеристика фондов

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) создан по распоряжению губернатора Санкт‑Петербурга от 11 марта 1999 г. № 244-р с целью сохранения и дальнейшего использования в интересах граждан документов ликвидированных учреждений, предприятий, организаций. На 01.01.2006 г. архив принял 293 тыс.дел от ликвидированных государственных и негосударственных организаций и предприятий, из которых сформировано 504 фонда. Документы архива имеют большое социально-правовое значение для населения города

Услуги

Исполнение социально-правовых запросов.
Архив исполняет следующие виды запросов, подготавливая соответствующие архивные справки: о заработной плате за определенный период времени, о подтверждении стажа работы, в т.ч. во вредных и тяжелых условиях труда, о переименовании предприятий за весь период его деятельности, тематические запросы биографического характера.

Читать еще:  Как узнать квартира в собственности или муниципальная

Внимание!

В связи с большим количеством запросов, поступающих в архив, срок исполнения запросов может составлять около одного месяца. Просим отнестить к этому с пониманием и, при возможности, обращаться в архив заблаговременно.

В IV квартале 2018 года в архиве на рассмотрении находилось 15034 запроса по личному составу. За этот же период сотрудниками архива было рассмотрено 13519 запросов (из них 7692 запроса исполнено с положительным результатом).

Прием заявлений производится в архиве в приемные часы (вт., ср., чт. с 9.00 до 16.00), а также по почте (адрес: 191119, СПб., Днепропетровская ул., 9а), по факсу (812) 572-12-57 или по электронной почте (cgals-spravka@ak.gov.spb.ru ).

Приём граждан осуществляется по адресу: Днепропетровская ул., д.9А (1 этаж, кабинет напротив поста охраны). Время приёма: по рабочим дням недели со вторника по четверг включительно с 9-00 до 16-00 без перерыва на обед. С 2019 года прием граждан в архиве по понедельникам не осуществляется.

В заявлении необходимо указывать: ФИО полностью (в т.ч. фамилию в период работы в данной организации), год рождения, полное наименование организации (или копию трудовой книжки), даты приёма и увольнения с работы, характер запроса: о стаже, о заработной плате, за какой период, др.

Выдача готовых архивных справок производится:
вт., ср., чт. с 9.00 до 16.00 часов по адресу: Днепропетровская ул.,9а. Исполненные архивные справки выдаются только по предъявлении паспорта, или заменяющего его документа.

Получить более подробную информацию о порядке подачи заявлений, а также скачать в электронном виде бланк заявления для подачи запроса можно на интернет-странице архива ЦГАЛС СПб на портале «Архивы Санкт‑Петербурга» по адресу: http://spbarchives.ru/web/group/cgals

Иные услуги, предоставляемые архивом, в том числе на платной основе:

  • Консультативно-методическая помощь организациям по порядку подготовки документов по личному составу для передачи на государственное хранение.

В связи со спецификой данного архива, хранящего документы только по личному составу ликвидированных учреждений и организаций Санкт‑Петербурга, открытого доступа граждан к его документам нет, поэтому читальный зал в архиве не функционирует, а внутренний справочный аппарат (описи, указатели, перечни, каталоги, картотеки) предназначен для более результативного и быстрого поиска сотрудниками документов для выполнения основной услуги архива — исполнения запросов граждан.

Отдел по работе с нотариальными документами
Структурное подразделение ЦГАЛС, где хранятся завершенные нотариальные дела по государственным и некоторым частным нотариальным конторам.

Прием граждан в нотариальном отделе осуществляется по адресу: Санкт‑Петербург, Варфоломеевская ул., д.15А лит.А. Время приема: по рабочим дням со вторника по четверг включительно с 10:00 до 16:00, перерыв на обед с 13:00 до 13:30. Приём ведётся в комнате № 2 (первый этаж).

Телефон нотариального отдела: (812) 241-43-49.

Адрес для почтовых отправлений в нотариальный отдел: 191119, Санкт‑Петербург, ул. Днепропетровская, д.9а.

Услуги:

  • подтверждение действенности завещаний
  • подготовка документов для нотариальных действий.
  • выдача дубликатов документов
  • справки по наследственным делам и аресту имущества и др.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

  • документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
  • документы переданы в федеральный архив;
  • передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Читать еще:  Что такое договор цессии на квартиру

Возможные места временного хранения:

  • в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
  • на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
  • на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

После завершения деятельности юрлица остаются документы. Они могут потребоваться в будущем для решения спорных вопросов. За бумаги отвечает ликвидационная или конкурсная комиссия. Ненужные отчеты можно уничтожить, а ключевые – сдать в архив на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 2 500 до 300 000 руб.

Заключительным этапом прекращения деятельности фирмы является передача оставшихся бумаг в архив. Они должны быть сохранены на протяжении установленного законом времени. Такая обязанность существует для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Сроки хранения документов после ликвидации ООО зависят от вида отчетности.

Причины для хранения документов

Необходимость вызвана тем, что в дальнейшем для решения возникающих вопросов, связанных с организацией, бывшим сотрудникам или третьим лицам могут потребоваться бумаги, подтверждающие факты ее хозяйственной деятельности. Наиболее часто возникают ситуации, указанные ниже.

Обращение граждан для получения сведений о стаже

Личные дела, табели учета рабочего времени, коллективные и трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д.

Обращение учредителей за данными по кредиторам и дебиторам

Договоры, соглашения, акты по взаиморасчетам, первичная документация и т.д.

Запросы проверяющих органов

Счета-фактуры, расчетные бумаги, бухгалтерская отчетность, Устав

Если необходимо получить справку о документе, который находится в архиве, нужно сделать запрос. Сотрудники оформят выписку по всем правилам, и она будет иметь юридическую силу.

Для каждого типа документов определен свой срок. При ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период и на это время подлинники передаются в архив. К этой категории относятся бумаги, у которых не истек срок их сбережения, а также все документы по личному составу.

Ответственные лица

Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:

  • ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
  • конкурсную комиссию – при банкротстве.

Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.

К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.

Регламентирующие законы

Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:

  • «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
  • Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
  • Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Место архивации

В том случае, когда у предприятия заключен договор с государственной службой архива, документы после ликвидации ООО передаются ей. Если такого договора нет, то муниципальный или государственный архив по месту регистрации обязан принять на хранение только отчеты, содержащие информацию о личном составе сотрудников общества, либо очень значимые для государства бумаги. Эта услуга бесплатная для ООО.

Ответственный за ликвидацию должен определить место хранения для остальных документов. Например, бумаги, оставшиеся после прекращения деятельности фирмы, по договоренности может взять кто-нибудь из учредителей. Для этого ликвидатор должен оформить акт приема-передачи.

Читать еще:  Как оспорить право собственности на земельный участок

Те бумаги, которые не содержат важной информации, и их срок подошел к концу, могут быть уничтожены:

  • шредированием;
  • сжиганием;
  • посредством выездного уничтожения.

Данная процедура должна быть проведена с составлением соответствующего акта.

Примечание. Существуют частные архивы. Сдать им на хранение по договору можно бумаги в любом количестве. Но за это нужно будет платить.

Сроки хранения

Документы, переданные в архив после ликвидации предприятия, могут иметь разный срок сбережения: от 3 лет до вечного хранения. В «Перечне…» утвержденном Приказом Федерального Архивного Агентства № 236 от 20.12.2019 г. представлен списочный состав для разных типов документов, появляющихся в ходе деятельности организации.

Согласно законодательству, все виды бумаг по периоду хранения разделены на 3 группы:

  1. Постоянного (вечного).
  2. Длительного.
  3. Временного.

Вечное

Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:

  • приказы;
  • расписание работы;
  • структура юрлица;
  • учредительные документы, Устав;
  • коммерческие договоры;
  • акты приема-передачи недвижимого имущества;
  • реестры акционеров, выписки из них;
  • годовые отчеты акционерного общества;
  • и др.

Длительное

Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:

  • личные дела персонала по форме Т2;
  • приказы по кадровым изменениям;
  • трудовые договоры;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • табели учета рабочего времени;
  • лицевые счета по заработной плате;
  • и т.п.

Временное

Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:

  • доверенности, выданные сотрудникам;
  • таможенные декларации;
  • бухгалтерские отчеты;
  • аудиторские заключения;
  • иные бумаги, не содержащие важную информацию.

Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.

Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.

Сдача в архив

Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.

Документы для архива

Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.

При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:

  • входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
  • по личному составу компании;
  • сроки содержания которых еще не истекли.

Подготовка к сдаче

Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:

  1. Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
  2. Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
  3. После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
  4. Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.

Оформление исторической справки

После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:

  • полное название организации, юридический адрес;
  • дата создания с перечнем причин;
  • пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
  • описание структуры предприятия;
  • перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
  • номер расчетного счета;
  • ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.

К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.

Ответственность за нарушение сроков

Несвоевременная отправка документов в архив, равно как и отклонение по времени сбережения бумаг может быть расценена, как несоблюдение обязательств по порядку и срокам их хранения, предусмотренных законодательством. Это гарантированная «административка» (ст. 13.25 КоАП).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector